DoubleTree by Hilton Warsaw Hotel & Conference Centre, Warszawa
Organizacja konferencji Warszawa – 4 kroki

Organizacja konferencji Warszawa – 4 kroki

10
sie 2022
11
sie 2022
2 os.
14 lipca 2021

Organizacja konferencji nie jest łatwym zadaniem. Należy zwrócić uwagę na wiele kwestii, które mogą zaważyć na odbiorze i powodzeniu całego przedsięwzięcia. Aby to ułatwić, przygotowaliśmy przewodnik jak w 4 krokach podołać temu wyzwaniu, uniknąć kompromitujących sytuacji i zapewnić uczestnikom wszystko, czego potrzebują. Zapraszamy do lektury.

1. Organizacja konferencji – program i plan eventu

 
Organizacja konferencji powinna rozpocząć się od opracowania dobrego planu i szczegółowego programu na każdy dzień konferencyjny. Na tym etapie musimy wybrać temat konferencji, który zainteresuje uczestników i zaprosić kompetentnych prelegentów, którzy powinni być profesjonalistami w swojej dziedzinie. Znane nazwiska cenione w branży przyciągną więcej osób i podniosą prestiż całego wydarzenia. Program konferencji powinien uwzględniać przerwy i czas na pytania uczestników. Ważne jest też przygotowanie dla nich gadżetów i materiałów – zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej. Organizacja konferencji nie powiedzie się, jeśli lokalizacja naszego eventu nie będzie atrakcyjna, a uczestnicy będą mieli problem z dojazdem w wyznaczone miejsce. Pamiętajmy też, że termin należy rezerwować z wyprzedzeniem, a wybierając datę, powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na dzień tygodnia, lecz również na to, czy w danym terminie nie są organizowane konkurencyjne wydarzenia oraz na porę roku, by na frekwencję nie wpłynął np. okres urlopowy.
 

2. Sale konferencyjne Warszawa – na co zwrócić uwagę?

 
Wybór sali konferencyjnej jest bardzo ważny – to właśnie tam uczestnicy i prelegenci spędzą większość czasu. Na co powinniśmy zwrócić uwagę, wybierając odpowiednie centrum konferencyjne?
 

Akustyka sali konferencyjnej

Akustyka sali konferencyjnej to aspekt, który ma duże znaczenie. Prelegenci powinni móc swobodnie przemawiać bez obawy, że uczestnicy ich nie usłyszą, a zaproszeni goście muszą czuć się komfortowo podczas zadawania pytań.
 

Nagłośnienie sali konferencyjnej

Odpowiednie nagłośnienie sali konferencyjnej sprawi, że uczestnicy nie będą musieli przerywać prelegentom, prosząc ich o powtórzenie, a głos przemawiających będzie czysty i wyraźny. Dbając o dobre nagłośnienie sali konferencyjnej, unikniemy sytuacji, w których uczestnicy muszą podnosić głos i się przekrzykiwać.
 

Klimatyzacja w sali konferencyjnej

Klimatyzowane sale konferencyjne są koniecznością, jeśli chcemy by uczestnicy i prelegenci czuli się komfortowo i mogli z zaangażowaniem uczestniczyć w wydarzeniu. Wybierając centrum konferencyjne, upewnijmy się, że temperatura w pomieszczeniach będzie odpowiednia.
 

Oświetlenie sali konferencyjnej

Wiele osób zapomina, jak ważne jest oświetlenie sali konferencyjnej – nie może być tam zbyt jasno, ani ciemno. Istotna jest możliwość jego regulacji i dopasowywania do sytuacji. Oświetlenie sali konferencyjnej nie może utrudniać np. przedstawiania prezentacji wyświetlanej na ekranie projekcyjnym, zapoznawania się z otrzymanymi materiałami oraz robienia notatek.
 

Obsługa techniczna

Akustyka, nagłośnienie i oświetlenie sali konferencyjnej to nie wszystko. Ważne jest też wsparcie techniczne w zakresie obsługi ekranów projekcyjnych, mikrofonów i dostęp do Internetu.
 

Układ siedzeń w sali konferencyjnej

Układ siedzeń w sali konferencyjnej ma znaczenie. Nie chcemy przecież, by uczestnicy mieli negatywne wspomnienia związane z naszym wydarzeniem, bo np. zabrakło dla nich krzesła lub przez wiele godzin siedzieli w niewygodnej pozycji. Zadbajmy o ich komfort. Układ siedzeń w sali konferencyjnej powinien być zaplanowany wcześniej, by każdy gość dobrze widział prelegentów i ekran projekcyjny. Siedzenia nie mogą być też ustawione zbyt blisko siebie, powinny mieć oparcie i być wygodne.
 

3. Organizacja konferencji – catering i zakwaterowanie uczestników

 
Uczestnicy konferencji często przyjeżdżają z daleka, dlatego bardzo ważne jest zapewnienie im cateringu i noclegu. Dobrym wyborem jest hotel konferencyjny, który zadba o komfortowe zakwaterowanie gości i zapewni menu, które uwzględni preferencje smakowe uczestników np. dania wegetariańskie i wegańskie, zapewni ciepłe i zimne napoje oraz poczęstunek. Uczestnicy powinni mieć także możliwość skorzystania z parkingu. Szczególnie ważne jest to w przypadku organizacji konferencji cyklicznych, gdyż jest szansa, że zadowoleni uczestnicy wezmą udział w następnych edycjach wydarzenia i polecą je innym.
 

4. Centrum konferencyjne – Warszawa

 
Jak wybrać centrum konferencyjne? Warszawa to miasto, w którym znajdziemy wiele lokalizacji, jednak warto wybierać takie, które są łatwo dostępne, by uczestnicy nie mieli problemu z dotarciem na miejsce i zaparkowaniem swojego samochodu. Wybierając sale konferencyjne, postaw na kompleksową obsługę.
 
Czeka Cię organizacja konferencji? Warszawa to dobry wybór. Postaw na centrum konferencyjne, które zapewni idealną oprawę dla Twojego eventu.
Zobacz na mapie

Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Polaris Hospitality Enterprises Sp. z o.o., ul. Skalnicowa 21, 04-797, Warszawa Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności). Zmiany ustawień plików cookies możesz dokonać w ustawieniach.

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony

Pliki cookies niezbędne do działania usług dostępnych na stronie internetowej, umożliwiające przeglądanie ofert, dokonywanie rezerwacji, wspierające mechanizmy bezpieczeństwa m.in: uwierzytelnianie użytkowników i wykrywanie nadużyć.

Pliki cookies analityczne

Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika,

Pliki cookies marketingowe

Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich.

Twoje preferencje nie zostały jeszcze zapisane